Kita semua tahu bahawa pengurus projek bertanggungjawab untuk menguruskan projek sehingga siap sambil kekal menepati masa dan dalam bajet, tetapi bagaimana sebenarnya mereka melakukannya? Apakah rupa hari biasa bagi pengurus projek?
Berikut ialah contoh rupa hari biasa untuk pengurus projek.
Orang Awal Dijangkiti Cacing, Kejayaan Akan Datang Kepada Mereka yang Bersedia Dengan Baik dan Berusaha
8.30 pagi : Memulakan hari
Selepas menyelesaikan aktiviti hari itu, tiba masanya untuk merancang hari itu. Mulakan komputer, pelanggan e-mel, draf jadual pasukan, susun helaian masa dan buat senarai tugasan.
Senarai tugasan membantu pengurus dan pasukan mereka berada di landasan yang betul. Jika pengurus menyedari bahawa seorang ahli pasukan masih belum menyerahkan tugasan, mereka boleh menangani isu ini pada waktu pagi; jika tidak, kelewatan boleh membina dan menjejaskan projek. Begitu juga, senarai membantu pengurus melihat tindakan seterusnya untuk projek.
9:15 pagi: Masa untuk bergerak
Kecekapan adalah satu kemestian dan tiada masa untuk dibazirkan dalam pengurusan projek. Selepas semakan pantas rancangan projek dan senarai tugasan, pengurus mesti bersedia untuk membuat pasukannya bergerak segera.
Bulatkan ahli pasukan, semak kedudukan semasa projek dan tekankan tindakan seterusnya. Untuk membolehkan pasukan meneruskan tugasan, pengurus projek yang kuat menetapkan tarikh akhir sepanjang hari.
Mesyuarat pasukan pagi juga perlu untuk memastikan setiap ahli memahami projek dan tugasan mereka. Ia juga masa untuk menjawab sebarang soalan untuk mendapatkan kejelasan atau mendapatkan maklum balas atau kebimbangan daripada individu.
Walaupun mesyuarat kumpulan harian boleh menjadi penting, mereka tidak selalunya perlu dan boleh menjadi tidak produktif. Jika pasukan berada di halaman yang sama dan semua orang bersedia untuk menangani tugasan hari itu, luangkan masa yang singkat untuk mengumpulkan semula supaya pasukan dapat meneruskan dan menyelesaikan tugasan mereka. Tidak perlu menghabiskan masa berjam-jam merancang dan menyemak.
10 pagi: Mesyuarat, mesyuarat, mesyuarat
Lebih daripada seorang pengurus projek berkemungkinan besar berada di pejabat dan mereka semua perlu bekerjasama untuk manfaat program. Inilah sebabnya mengapa mesyuarat dengan pengurus lain dan orang atasan diperlukan dalam hari pengurus projek.
Mesyuarat membolehkan setiap pengurus projek melihat status projek masing-masing dan menjejaki jadual mingguan dan tarikh akhir yang lain. Ia juga masa untuk menangani sebarang tugas kritikal perniagaan yang mungkin timbul.
Perlu dipertimbangkan bahawa hanya 7% daripada komunikasi dituturkan. 93% lagi terdiri daripada nada (38%) dan bahasa badan (55%). Oleh itu, walaupun fakta dan angka mudah disampaikan melalui e-mel, surat atau telefon, perbincangan atau rundingan sebenar adalah paling baik dikendalikan di mana anda boleh melihat orang lain dan oleh itu dapat melihat sendiri apa nada dan badan mereka katakan mengenai perkara itu.
10:30 pagi: Mengatasi perkara kecil
Mesyuarat akan dihidupkan dan dimatikan sepanjang hari untuk pengurus projek, itulah sebabnya penting untuk menangani tugas-tugas kecil di antara pelantikan. Tugas kecil termasuk membungkus laporan projek, menempah mesyuarat masa depan, menjawab surat-menyurat dengan rakan sekerja lain, menyemak item dan laporan pasukan antara lain.
Ia juga penting untuk menjadualkan mesyuarat bedah siasat dengan pasukan projek untuk menyemak kejayaan projek untuk menggunakan apa-apa pengajaran yang dipelajari untuk projek masa depan.
11 pagi: Mesyuarat permulaan projek
Apabila satu projek tamat, satu lagi bermula, yang bermaksud sudah tiba masanya untuk satu lagi mesyuarat permulaan projek. Mesyuarat permulaan boleh dibuat dalam pelbagai bentuk, bergantung pada jenis perniagaan. Walau bagaimanapun, mereka semua berkongsi keperluan asas yang sama.
Setiap individu yang terlibat dengan projek baharu hendaklah hadir dan mempunyai versi spesifikasi projek terkini dalam bentuk bertulis. Sebagai pengurus projek, mungkin bijak untuk menghantarnya kepada ahli pasukan beberapa hari sebelum mesyuarat permulaan untuk memastikan semua orang mempunyai masa untuk menyemak.
Semasa mesyuarat permulaan, adalah penting untuk menyemak matlamat keseluruhan projek, kedua-dua butiran komersial dan teknikal, memecahkan keperluan fungsian dan meluangkan masa untuk perbincangan dan soalan. Dengan membenarkan ahli pasukan menyampaikan soalan dan berkongsi idea, ia membuka saluran komunikasi dan mungkin menimbulkan kebimbangan yang mungkin telah terlepas pada peringkat perancangan awal.
Akhiri mesyuarat permulaan dengan definisi langkah seterusnya dan pastikan individu mengetahui tarikh akhir dan tugasan mereka.
11:30 pagi: Menyemak spesifikasi projek, belanjawan dan penyerahan penjadualan
Tugas penting lain untuk ditangani di antara mesyuarat termasuk menyemak spesifikasi dan belanjawan dan jadual untuk projek masa depan. Jika projek bermula pada hari itu, sekarang adalah masa yang sesuai untuk menggunakan sentuhan akhir pada dokumentasi projek sebelum pembentangan dan kelulusan.
Apabila ia datang untuk mewujudkan anggaran dan belanjawan projek, pengurus projek mesti membawa semua pengalamannya ke dalam permainan untuk mencipta belanjawan realistik yang merangkumi ruang goyang untuk faktor-faktor seperti kerumitan projek, pengalaman pasukan dan tahap kemahiran, penglibatan pihak berkepentingan, masa yang diperlukan , perkhidmatan pihak ketiga yang diperlukan dan elaun luar jangka antara banyak perkara lain.
Bukan Mudah Memicit dalam Rehat Makan Tengah Hari, tetapi Ia Selalunya Diperlukan untuk Kesihatan dan Kewarasan Pengurus Projek
12 tengahari: Makan tengah hari
Di tengah-tengah kekacauan yang kelihatan seperti pengurusan projek, pastikan anda mengisi tenaga untuk sepanjang hari kerja. Makan tengah hari juga merupakan jangka masa yang tepat untuk mendaftar masuk dengan ahli pasukan bagi memastikan mereka masih menepati sasaran untuk tarikh akhir hari kemudian.
2 petang: Melancarkan projek seterusnya
Selepas menghadam makan tengah hari, tiba masanya untuk melancarkan projek seterusnya. Sediakan seluruh pasukan untuk menyiarkan secara langsung dan membentangkan projek kepada pelanggan dan mula menguji aspek projek dalam persekitaran langsung. Ia adalah masa untuk melihat masalah dan menanganinya serta menyemak jadual dan tarikh akhir serta keperluan projek lain.
3 petang: Masa untuk segala-galanya
Dua jam terakhir di pejabat dihabiskan untuk menangani segala-galanya di pinggan pengurus projek. Pengurus projek mesti mahir dalam pelbagai tugas dan apa sahaja tugas yang tidak dapat diselesaikan sepanjang hari dikhaskan untuk waktu akhir. Selalunya, tugas keutamaan yang lebih rendah dikhaskan untuk waktu petang. Tugas-tugas ini boleh termasuk mesyuarat kemas kini projek dengan pelbagai jabatan, pembalakan kewangan, menyemak jadual projek bulanan, meluluskan helaian masa, menulis laporan mingguan, menyusun pesanan pembelian dan berkomunikasi dengan pembekal. Terdapat begitu banyak item senarai tugasan kecil lain yang bertanggungjawab oleh pengurus projek, tetapi sering diabaikan.
Menghabiskan Masa di Penghujung Hari Serta Permulaan Mengkaji dan Merancang Hanya Akan Membantu Anda Berjaya sebagai Pengurus Projek
5 petang: Semak hari, rancang untuk esok
Sebelum pulang, semak senarai hari itu dan perkara yang telah dicapai. Apa-apa perkara yang telah ditambah atau dibiarkan belum selesai hendaklah dijadualkan pada hari berikutnya atau pada suatu masa sepanjang minggu. Renungkan kerja pasukan anda dan kosongkan peti masuk e-mel. Gunakan sistem pemfailan yang masuk akal untuk anda dan bersikap kejam tentang memadamkan bahan. Keindahan peti masuk kosong adalah satu perkara untuk dilihat. Ia menenangkan, damai dan indah.